Mahnwesen für Lexware Office automatisieren

Das Mahnwesen beginnt dort, wo die Zahlungserinnerung aufhört: mit dem Übergang in den Verzug. Sobald der Kunde nach § 286 BGB in Verzug ist, wird aus dem freundlichen Hinweis ein formaler Prozess mit rechtlicher Wirkung – Fristsetzung, Mahngebühr, Verzugszinsen, Dokumentationspflicht und die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Verzug tritt automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang ein (§ 286 Abs. 3 BGB) – bei B2B ohne dass es einer Mahnung bedarf, bei B2C nur, wenn der Kunde in der Rechnung ausdrücklich auf diese Frist hingewiesen wurde. Vorher ist eine Mahnung nötig, um Verzug herbeizuführen. Relexable trennt beide Fälle sauber und wählt den korrekten Zeitpunkt automatisch.

Ein professionelles Mahnwesen besteht typischerweise aus drei Stufen: 1. Mahnung (Fristsetzung 7–14 Tage, Mahngebühr 2,50–5 €), 2. Mahnung (verkürzte Frist, höhere Gebühr, expliziter Hinweis auf Verzugszinsen), 3. Mahnung mit Ankündigung Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren. Relexable versendet alle drei Stufen automatisch nach Ihrem Zeitplan und übergibt auf Wunsch nahtlos an Paywise-Inkasso oder ein gerichtliches Mahnverfahren.

Relexable synchronisiert sich laufend über die offizielle Lexware-Office-Schnittstelle: alle Rechnungen, Fälligkeitsdaten und Zahlungsstände werden übernommen. Eine Rechnung gilt als überfällig, sobald das Fälligkeitsdatum überschritten ist – Sie legen fest, wie viele Tage danach die erste Nachricht rausgeht (typisch 1–7 Tage).

Sobald eine Zahlung in Lexware Office verbucht ist, erkennt Relexable das bei der nächsten Synchronisierung und stoppt den Prozess für diese Rechnung – keine peinlichen Mahnungen nach Zahlungseingang. Teilzahlungen, Gutschriften und Ausgleiche werden dabei berücksichtigt.

In der Forderungsübersicht sehen Sie alle offenen Posten nach Alter, das Zahlungsverhalten je Kunde, alle versendeten Mahnungen und die Erfolgsquote je Mahnstufe. Einzelne Rechnungen oder ganze Kunden können Sie jederzeit pausieren oder dauerhaft ausschließen – etwa bei Ratenzahlung oder wichtigen Geschäftspartnern.

Sie behalten die Kontrolle über jeden Versand: Zeitfenster, Wartezeiten zwischen den Stufen (empfohlen 7–14 Tage) und die maximale Anzahl an Nachrichten je Rechnung legen Sie fest. Einzelne Vorgänge lassen sich mit einem Klick pausieren – mit optionalem Wiedervorlage-Datum, während alle anderen weiterlaufen.

Jede versendete Nachricht wird vollständig protokolliert: Zeitpunkt, Empfänger, Betreff, Text und Zustellnachweis. Der Verlauf je Rechnung und je Kunde ist jederzeit einsehbar – für interne Nachfragen ebenso wie für die spätere rechtliche Verwertung.

Zahlungsänderungen wirken sofort: Zahlungseingang, Teilzahlung, Gutschrift oder ein Ausgleich in Lexware Office stoppen oder verkleinern die Forderung, bevor die nächste Stufe fällig wird. Ihre Kunden können offene Rechnungen zusätzlich im Kundenportal einsehen und ab dem Pro-Plan direkt online bezahlen.

Verzugszinsen richten sich nach § 288 BGB: bei Verbraucher-Rechnungen (B2C) 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäftskunden (B2B) 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Der Basiszinssatz wird halbjährlich von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht (aktuell 2025: 3,37 %). Relexable berechnet den korrekten Zinssatz automatisch pro Rechnungsart und weist ihn in jeder Mahnung tagesgenau aus.

Mahngebühren sind Schadensersatz nach § 249 BGB und in Deutschland umsatzsteuerfrei (0 % USt). Gerichtlich anerkannt sind 2,50–5,00 € für die 1. Mahnung; höhere Beträge müssen aus tatsächlichem Aufwand nachweisbar sein. Bei B2B kommt zusätzlich die Verzugspauschale nach § 288 Abs. 5 BGB von 40 € pro überfälliger Rechnung dazu. Relexable kennt diese Regeln und schaltet die Verzugspauschale nur bei B2B-Kontakten aktiv.

Nach der 3. Mahnung stehen zwei Wege offen: außergerichtliches Inkasso oder das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO. Beim gerichtlichen Mahnverfahren wird beim zuständigen Amtsgericht ein Mahnbescheid beantragt (ca. 32 € Gerichtskosten, 14 Tage Widerspruchsfrist); bei Widerspruch geht die Sache in den ordentlichen Zivilprozess. Relexable dokumentiert lückenlos alle Mahnstufen mit Zeitstempel und PDF-Kopie – Grundvoraussetzung für die spätere gerichtliche Verwertung.