Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich, Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) gelten für alle Verträge zwischen Ertugrul Kolac, Remboldstr. 5, 86356 Neusäß (nachfolgend „Anbieter") und dem Kunden über die Nutzung des Dienstes Relexable (relexable.de, mahnable.de) sowie der mobilen Anwendung „Relexable Connect".

(2) Es gelten ausschließlich diese AGB. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann und insoweit Vertragsbestandteil, als der Anbieter ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

(3) Maßgeblich ist die zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Fassung.

§ 2 Vertragsgegenstand

(1) Relexable ist ein webbasierter Software-as-a-Service (SaaS) zur Automatisierung von Büro- und Forderungsmanagement-Prozessen für Lexware-Office-Nutzer.

(2) Der Funktionsumfang umfasst – je nach gebuchtem Tarif – insbesondere: automatische Synchronisierung mit Lexware Office, Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen per E-Mail, mehrstufige Mahnworkflows, automatisches Nachfassen von Angeboten, ein Kundenportal mit optionaler Online-Bezahlung, Auftrags- und Terminmanagement, Kalender-Synchronisation, Anbindung eigener E-Mail-Konten (SMTP/IMAP/OAuth), eine Inbox für eingehende Kundenkommunikation, optionale Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook, WhatsApp), die mobile Anwendung „Relexable Connect" sowie KI-gestützte Funktionen wie den Relex Agent (Angebotsentwürfe), Smart Outreach, Aufgabenanalyse und Umsatzprognose.

(3) Der Anbieter erbringt keine Rechtsberatung, keine Steuerberatung und keine Inkasso-Dienstleistung im Sinne des § 10 RDG. Der Dienst ist ein technisches Werkzeug zur Unterstützung der eigenen Forderungsverwaltung des Kunden. Der Kunde bleibt rechtlich Gläubiger und Absender aller Mahnschreiben und ist für die rechtliche Bewertung jedes Einzelfalls selbst verantwortlich.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, den Dienst weiterzuentwickeln, Funktionen zu ergänzen, anzupassen oder einzustellen, soweit der vertragsgemäße Nutzen für den Kunden hierdurch nicht erheblich beeinträchtigt wird.

§ 3 Vertragsschluss, Testphase

(1) Die Darstellung der Tarife auf der Website stellt kein bindendes Angebot dar. Mit Abschluss der Registrierung und Bestätigung des gewählten Tarifs gibt der Kunde ein verbindliches Angebot auf Abschluss eines Nutzungsvertrags ab. Der Vertrag kommt durch Bestätigung des Anbieters in Textform oder durch Bereitstellung des Zugangs zustande.

(2) Der Anbieter kann Neukunden eine kostenlose Testphase (Trial) von 7 Tagen anbieten, in der der jeweils ausgewählte Tarif (regelmäßig „Plus") genutzt werden kann. Nach Ablauf der Testphase wird das Konto entweder kostenpflichtig auf den gewählten Tarif umgestellt oder – sofern kein Zahlungsmittel hinterlegt ist – gesperrt. Die Testphase kann jederzeit ohne Angabe von Gründen beendet werden.

(3) Der Anbieter behält sich vor, Registrierungen ohne Angabe von Gründen abzulehnen oder Konten bei Verdacht missbräuchlicher Nutzung zu sperren.

§ 4 Preise, Zahlung, Preisänderung

(1) Die jeweils gültigen Preise ergeben sich aus der Preisliste auf der Website zum Zeitpunkt der Buchung. Sämtliche Preise verstehen sich in Euro zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(2) Die Abrechnung erfolgt monatlich oder jährlich im Voraus, je nach gebuchtem Abrechnungszeitraum. Die Zahlung erfolgt über den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. (Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift). Rechnungen werden dem Kunden elektronisch in Textform durch Stripe zur Verfügung gestellt und sind zusätzlich im Kundenkonto abrufbar. Zahlungsmittel, Rechnungen und Kündigung verwaltet der Kunde eigenständig über das in die Anwendung integrierte Stripe-Kundenportal.

(3) Bei Zahlungsverzug ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum Dienst nach vorheriger Mahnung in Textform mit angemessener Fristsetzung zu sperren. Gesetzliche Verzugszinsen sowie Mahnkosten bleiben vorbehalten.

(4) Der Anbieter ist berechtigt, die Preise mit einer Vorankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen in Textform zu ändern. Erhöht der Anbieter die Preise um mehr als 5 % gegenüber der zuletzt vereinbarten Vergütung, steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Wirksamkeitsdatum der Preisänderung zu. Auf dieses Recht wird in der Änderungsmitteilung hingewiesen.

§ 5 Mitwirkungs- und Nutzungspflichten des Kunden

(1) Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität der von ihm eingegebenen oder über Schnittstellen (z. B. Lexware Office) übermittelten Daten verantwortlich.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die im Dienst verarbeiteten Kontakt- und Rechnungsdaten Dritter zu nutzen und an die genannten Empfänger E-Mails sowie ggf. Nachrichten über soziale Kanäle (Instagram, Facebook, WhatsApp) zu versenden. Insbesondere ist der Kunde dafür verantwortlich, etwaige Einwilligungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. § 7 UWG einzuholen, soweit gesetzlich erforderlich.

(3) Der Kunde verpflichtet sich, seine Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Anbieter empfiehlt die Aktivierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).

(4) Eine missbräuchliche Nutzung – insbesondere für Spam, rechtswidrige Inhalte, Massenwerbung ohne Einwilligung der Empfänger oder zum Versenden täuschender Nachrichten – ist untersagt und berechtigt den Anbieter zur sofortigen Sperrung und außerordentlichen Kündigung.

(5) Bei Verbindung eigener E-Mail-Konten (SMTP/IMAP oder OAuth) ist der Kunde für die Einhaltung der Nutzungsbedingungen seines E-Mail-Anbieters sowie für die Sicherheit der hinterlegten Zugangsdaten mitverantwortlich.

§ 5a Automatisierte E-Mail- und Nachfassprozesse – Aktivierung und Konfiguration

(1) Automatisierte Prozesse (Mahnläufe, Angebots-Nachfassung, Ablauf-Erinnerungen, Termin- und Rechnungsbenachrichtigungen, Smart Outreach) sind optionale Funktionen. Sie werden ausschließlich durch den Kunden aktiviert und konfiguriert (Stufen, Fristen, Empfänger, Vorlagen, Versandzeiten, Freigabe von Altbeständen).

(2) Der Kunde entscheidet insbesondere allein darüber, ob und welche Altbestände aus angebundenen Drittsystemen (z. B. Lexware Office) in einen automatisierten Prozess einbezogen werden. Ohne ausdrückliche Freigabe des Kunden werden importierte Alt-Belege vom Anbieter technisch pausiert und nicht automatisch angeschrieben.

(3) Der Kunde ist verpflichtet, eine neu aktivierte Automatisierung vor dem Produktivbetrieb zu prüfen (Empfängerkreis, Fristen, Textbausteine) und die ersten Läufe zu kontrollieren.

(4) Der Anbieter stellt technische Schutzmechanismen bereit (Altbestandsschutz, Alters- und Startdatumsgrenzen, Schwellenwert für ungewöhnlich viele erstmalige Nachfassungen). Diese Mechanismen ersetzen nicht die Konfigurations- und Kontrollverantwortung des Kunden nach den Absätzen (1) bis (3).

(5) Die Verantwortung des Anbieters für die fehlerfreie Funktion der von ihm bereitgestellten Software bleibt unberührt (§ 8 (6)).

§ 6 Verfügbarkeit, Wartung

(1) Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99,5 % im Jahresmittel an, gemessen am Übergabepunkt zum öffentlichen Internet, ausgenommen geplante Wartungsfenster.

(2) Geplante Wartungsarbeiten werden – soweit zumutbar – vorab angekündigt und außerhalb üblicher Geschäftszeiten durchgeführt.

(3) Der Anbieter haftet nicht für Ausfälle, die durch höhere Gewalt, Drittverschulden (insbesondere Ausfälle der eingebundenen Dienste Lexware Office, Stripe, Cloud-/KI-Anbieter, E-Mail-Provider, Meta-Plattformen) oder technische Probleme außerhalb seines Einflussbereichs verursacht werden.

§ 6a Beta-Funktionen, Sicherheitsabschaltungen

(1) Einzelne Funktionen – insbesondere KI-gestützte Funktionen (Relex Agent, Relex Copilot, Smart Outreach) und neu eingeführte Automatisierungen – können als Beta-Funktionen gekennzeichnet sein. Beta-Funktionen befinden sich in der Weiterentwicklung; Funktionsumfang, Ergebnisse und Verfügbarkeit können sich ändern. Der Kunde setzt Beta-Funktionen im eigenen Ermessen und mit eigener Ergebniskontrolle ein.

(2) Sicherheitsabschaltungen: Der Anbieter ist berechtigt, einzelne automatisierte Versandprozesse (insbesondere Mahn-, Nachfass- und Ablauf-Erinnerungen) vorübergehend zu blockieren, zu verzögern oder mit Schwellenwerten zu begrenzen, wenn konkrete Anhaltspunkte für einen ungewollten Massenversand, fehlerhafte Datenbestände oder eine Gefährdung der Zustellbarkeit bestehen. Der Anbieter informiert den Kunden über eine solche Abschaltung unverzüglich.

(3) Sicherheitsabschaltungen dienen dem Schutz des Kunden und stellen keinen Mangel dar. Ein größerer Versandlauf oberhalb der Sicherheitsschwelle ist nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Kunden möglich.

(4) Die Haftung des Anbieters für von ihm verursachte Programmfehler bleibt unberührt (§ 8 (6)).

§ 7 Nutzungsrechte

(1) Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht ein, die Software im Rahmen des gebuchten Tarifs bestimmungsgemäß für eigene Geschäftszwecke zu nutzen. Eine Überlassung des Quellcodes erfolgt nicht.

(2) Der Kunde ist nicht berechtigt, die Software Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zu überlassen, zu vermieten oder öffentlich zugänglich zu machen. Die Nutzung durch eigene Mitarbeiter und über die Portale eingebundene Endkunden des Kunden bleibt unberührt.

(3) An Inhalten, die der Kunde in den Dienst einstellt, sowie an Ergebnissen, die der Kunde mithilfe der KI-Funktionen erzeugt und freigibt, stehen dem Kunden die Nutzungsrechte im Verhältnis der Parteien zu. Der Kunde räumt dem Anbieter das Recht ein, diese Inhalte ausschließlich zur Vertragserfüllung technisch zu verarbeiten.

§ 7c Daten aus Drittsystemen (z. B. Lexware Office)

(1) Relexable liest Belege, Kontakte und Zahlungsinformationen aus angebundenen Drittsystemen (insbesondere Lexware Office) über die jeweilige Schnittstelle. Der Anbieter kann die inhaltliche Richtigkeit, Vollständigkeit und Aktualität dieser Daten nicht prüfen; maßgeblich bleibt der Datenstand im Drittsystem.

(2) Der Kunde ist dafür verantwortlich, dass Belegdaten (Beträge, Fristen, Zahlungsstände, E-Mail-Adressen, Belegdaten und Belegstatus) im Drittsystem korrekt gepflegt sind. Fehlerhafte oder veraltete Daten im Drittsystem können zu unzutreffenden Erinnerungen, Mahnungen oder Nachfassungen führen.

(3) Bei Erstanbindung eines Drittsystems werden bestehende Altdaten importiert. Diese Altbestände werden vom Anbieter technisch als Altbestand behandelt und nicht automatisch angeschrieben; eine Einbeziehung erfolgt ausschließlich nach ausdrücklicher Freigabe des Kunden (§ 5a (2)).

(4) Ausfälle, Änderungen oder Fehlfunktionen der Schnittstelle des Drittanbieters liegen außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters (§ 6 (3)). Die Haftung für Programmfehler des Anbieters bleibt unberührt (§ 8 (6)).

§ 8 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Ebenfalls unbeschränkt haftet der Anbieter nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Rahmen ausdrücklich übernommener Garantien.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten (Kardinalpflichten) haftet der Anbieter der Höhe nach beschränkt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

(4) Soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen, ist die Haftung des Anbieters für sämtliche Schadensfälle pro Vertragsjahr auf den Betrag begrenzt, den der Kunde in den letzten zwölf Monaten vor dem schadensbegründenden Ereignis an den Anbieter gezahlt hat.

(5) Eine verschuldensunabhängige Haftung für anfängliche Mängel nach § 536a BGB wird ausgeschlossen.

(6) Keine Freizeichnung für eigene Softwarefehler: Die Regelungen dieser AGB – insbesondere § 5a, § 6a und § 7b – schließen die Haftung des Anbieters für Schäden, die durch einen vom Anbieter verursachten Software- oder Konfigurations­fehler in der Plattform entstehen (z. B. fehlerhafte Einordnung importierter Altbelege, ungewollter Massenversand durch einen Programmfehler), nicht aus. Für solche Fehler haftet der Anbieter nach den Absätzen (1) bis (4) sowie nach zwingendem Recht. Die Absätze dienen der Abgrenzung der Verantwortungsbereiche, nicht der Freizeichnung.

(7) Ansprüche nach Art. 82 DSGVO sowie Ansprüche aus zwingendem Recht bleiben von den vorstehenden Haftungsregelungen unberührt und werden nicht abbedungen.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt gemäß derDatenschutzerklärung.

(2) Soweit der Anbieter im Auftrag des Kunden personenbezogene Daten von dessen Endkunden oder Mitarbeitern verarbeitet, schließen die Parteien einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Die Auftragsverarbeitungs-Vereinbarung (AVV) des Anbieters einschließlich der Anlagen (technische und organisatorische Maßnahmen, Liste der Subunternehmer) ist unterrelexable.de/avvabrufbar und wird mit Vertragsschluss verbindlicher Vertragsbestandteil. Auf Wunsch stellt der Anbieter die AVV zusätzlich in Textform (PDF) zur Verfügung.

(3) Der Kunde ist im Verhältnis zu seinen Endkunden und Mitarbeitern Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO und stellt die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung sicher.

§ 10 Vertragslaufzeit, Kündigung

(1) Sofern nicht abweichend vereinbart, läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Er kann von beiden Seiten ohne Angabe von Gründen mit einer Frist von 7 Tagen zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums (Monat oder Jahr) gekündigt werden.

(2) Kündigung per Self-Service (Textform): Der Kunde kündigt sein Abonnement rechtsverbindlich in der Anwendung unter Einstellungen → Abonnement → Abonnement kündigen. Der Klick auf „Abonnement kündigen" im integrierten Stripe-Kundenportal löst eine automatische Bestätigungs-E-Mail von Stripe an die hinterlegte Rechnungsadresse aus; diese elektronische Bestätigung erfüllt das Textformerfordernis nach § 126b BGB. Eine gesonderte Kündigungs-E-Mail an den Anbieter ist nicht erforderlich. Alternativ kann die Kündigung formfrei per E-Mail ankuendigung@relexable.deerklärt werden; maßgeblich für die Frist ist in diesem Fall der Zugang beim Anbieter.

(3) Kündigung während der Testphase: Die kostenlose Testphase nach § 3 (2) kann bis zum Ende des Testzeitraums jederzeit fristlos beendet werden — durch Klick auf „Testphase beenden" bzw. „Abonnement kündigen" im Kundenportal. Erfolgt bis zum Ende der Testphase keine Kündigung und ist ein gültiges Zahlungsmittel hinterlegt, geht der Vertrag automatisch in den gewählten kostenpflichtigen Tarif über. Kosten entstehen ausschließlich ab dem Ende der Testphase.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt für den Anbieter insbesondere bei missbräuchlicher Nutzung, Zahlungsverzug von mehr als 30 Tagen trotz Mahnung oder schwerwiegender Verletzung vertraglicher Pflichten vor.

§ 11 Datenexport und Löschung nach Vertragsende

(1) Der Kunde hat während der Vertragslaufzeit jederzeit die Möglichkeit, seine Daten über die in der Anwendung bereitgestellten Funktionen (z. B. CSV-/PDF-Export, Auftrags- und E-Mail-Archiv) zu exportieren.

(2) Zugriffsfenster nach Kündigung: Nach Wirksamwerden der Kündigung bleibt das Konto für 30 Tage im Read-Only-Modus zugänglich, damit der Kunde offene Exporte und Nachweise sichern kann. Während dieses Fensters ist der Versand von E-Mails, Mahnungen und automatisierten Aktionen deaktiviert; alle historischen Daten (Kontakte, Aufträge, Rechnungs-Metadaten, KI-Betriebswissen) bleiben abrufbar.

(3) Endgültige Löschung: Spätestens 90 Tage nach Vertragsende werden sämtliche Kundendaten – einschließlich Backups im üblichen Rotationszyklus – unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (insbesondere §§ 147 AO, 257 HGB) entgegenstehen. Für gesetzlich aufbewahrungspflichtige Daten wird die Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO eingeschränkt.

(4) Der Kunde kann sein Konto innerhalb des 30-Tage-Zugriffsfensters auch eigenständig und vollständig in der Anwendung löschen; in diesem Fall beginnt die 90-Tage-Frist mit der Selbst-Löschung.

(5) Daten, die der Kunde über die Lexware-Office-Schnittstelle bezieht, verbleiben ausschließlich bei Lexware Office; der Anbieter speichert Rechnungs- und Angebotsdokumente nicht dauerhaft, sondern ruft diese live über die API ab.

§ 12 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG).

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters. Der Anbieter ist berechtigt, den Kunden auch an dessen allgemeinem Gerichtsstand zu verklagen.

(3) Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform; dies gilt auch für die Aufhebung dieser Klausel.

(4) Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam sein oder werden, so wird die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen hiervon nicht berührt. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt die gesetzlich zulässige Regelung, die dem mit der unwirksamen Bestimmung verfolgten Zweck am nächsten kommt.

(5) Der Anbieter ist nicht bereit und nicht verpflichtet, an Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teilzunehmen. Der Dienst richtet sich ausschließlich an Unternehmer.